A2is Программы

Программы ведения делопроизводства

Программы ведение делопроизводства облегчают сотрудникам работу с документами, ускоряют их создание и заполнение, помогают избежать большинства ошибок и способствуют автоматизации делопроизводства.

Программы ведения делопроизводства

Наша библиотека

Что такое программы ведения делопроизводства

Функции программ ведения делопроизводства

Преимущества программ ведения делопроизводства

Программы ведения делопроизводства позволяют компаниям минимизировать ввод данных, сократить время, затрачиваемое на корректуру, и снизить риски, связанные с человеческими ошибками. Дополнительные преимущества включают в себя экономию времени и финансовых средств за счёт уменьшения трат бумаги, загрузки документов, хранения, распространения, почтовых расходов/доставки, факсов, телефона, отходов и рабочего времени сотрудников.

Программное обеспечение для ведения делопроизводства предоставляет организациям такие функциональные возможности, как центральное хранилище записей с возможностью поиска, возможность загружать бумажные документы в цифровом виде, что устраняет необходимость в дополнительном пространстве, необходимом для хранения бумаги. В дополнение к улучшению организации и эффективности хранение цифровых документов сводит к минимуму риск потери или повреждения записей.

Редактирование текста с применением определенного стиля форматирования, например, изменения размера текста, типа шрифта, установки отступов и расстояний между строками;

В любой документ можно вставлять аудио и видео, картинки, ссылки.

Интеграция с CRM.

Сохранение созданных файлов в заданных форматах.

Загрузка и обработка изображений документов — технология обработки изображений для оцифровки печатных документов. Приложения часто интегрированы с устройствами чтения документов и функциями поиска.

Индексирование — присваивание метаданных документам в библиотеке или архиве, чтобы сделать их доступными для поиска.

Публикация — позволяет пользователям создавать, редактировать и распространять контент с помощью рабочих инструментов разрешений на основе выданных ролей доступа.

Управление записями — обеспечивает безопасность записей путем классификации и архивирования конфиденциальных данных.

Управление обращениями — автоматизирует документирование и управление обращениями, включая утверждения, разрешения ролей и другое.

Управление контрактами — облегчает рабочий процесс для создания и пересмотра конкретных типов контрактов.

Контроль доступа к документам.

Аварийное восстановление данных и резервное копирование.

Создание шаблонов и управление ими — редактор шаблонов для создания интеллектуальных шаблонов, состоящих из динамических полей и форм со сложной логикой ветвления.

Преобразование электронных документов организации в интеллектуальные шаблоны.

Преобразование отсканированных документов на основе искусственного интеллекта в читаемые документы и извлечение из них данных в интеллектуальные шаблоны с использованием встроенного или интегрированного программного обеспечения для распознавания текста.

Централизованное хранение интеллектуальных шаблонов.

Поиск шаблонов по заголовкам, полному тексту и метаданным.

Генерация пакетных документов (например, контрактов, счетов-фактур, писем, заявлений, претензий).

Рабочий процесс сборки документов.

Встроенная электронная подпись.

Оповещения и уведомления (например, создание или утверждение документа, изменение шаблона).

Шифрование данных.

Многофакторная аутентификация.

Управление версиями документов и контрольный журнал.

Резервное копирование и восстановление документов.

Вывод и распространение документов

Несколько выходных форматов.

Вывод документов на разных языках.

Автономный доступ к документам.

Легкая доступность — документы доступны в одной базе данных.

Открытые форматы — сервисы поддерживают несколько открытых форматов.

Поддержка масштабируемости — поскольку объем данных увеличивается, программное обеспечение должно обеспечивать гибкость и масштабируемость. Сервисы для работы с документами позволяют пользователям легко добавлять новые данные, что означает больше возможностей для будущего.

Компактное пространство для хранения — уменьшение потребности в картотечных шкафах, коробках и хранилищах, освобождение офисного пространства.

Упрощение поиска документов — ненужные затраты на управление документами ограничивают бюджет организации, снижают производительность и ограничивают потенциал роста.

Повышение производительности.