Как бороться с опозданием сотрудников на работу

Инга ⠀

3 мин. чтения

(0)

Что произойдёт, если работники опоздают?

К опозданию сотрудника могут привести непредвиденные обстоятельства или личные трудности. Обычно это единичные случаи, которые не затрагивают коллег или руководство. Например, сотрудник может опоздать из-за проблем со здоровьем, транспортных неполадок или чрезвычайной ситуации в семье.

До тех пор, пока опоздания не войдут в привычку, руководство может быть лояльным к опозданиям. Когда опоздания входят в привычку, они становятся проблемой. Они стоят организации денег и подают плохой пример сотрудникам.

Сотрудник, опаздывающий на пять минут каждый день в течение недели, не просто теряет двадцать пять минут. Он нарушает всю систему работы.

Корпорация платит сотруднику за время, потраченное на ничегонеделание. Другие работники могут последовать плохому примеру, если опоздание сотрудника руководство никак не прокомментирует. Когда один из членов команды вечно опаздывает, это кажется несправедливым по отношению к тем, кто распределяет свои дела так, чтобы прийти на работу вовремя. Это может привести к тому, что другие будут разочарованы тем, что пришли вовремя, ведь начальство лояльно относится к постоянно опаздывающим.

Как бороться с постоянно опаздывающими сотрудниками

Крайне важно вовремя распознать и решить проблему опозданий среди работников, чтобы предотвратить формирование культуры непрофессионализма. В то время как случайные задержки типичны для большинства сотрудников, постоянные опоздания наносят ущерб бизнесу и эффективности сотрудника. 

В современном мире, когда возникают проблемы с опозданиями, можно посмотреть на производительность сотрудника и рассмотреть возможность того, чтобы этот человек работал из дома, чтобы не дестабилизировать других.

Приведём несколько советов для управления постоянно опаздывающим сотрудником:

1. Действуйте быстро

Сообщите сотруднику, если вы заметите тенденцию к опозданиям. Чем раньше вы начнёте говорить об этом, тем раньше сможете указать на то, что такое поведение неуместно на рабочем месте, и убедить сотрудника прекратить опоздания.

2. Установите чёткие ожидания

Имея дело с часто опаздывающим сотрудником, чётко объясните, что необходимо изменить и чего вы ожидаете в будущем.

Объясните, что значит быть вовремя для вас и фирмы. Приведите факты, подтверждающие вашу точку зрения, включая даты и время. Избегайте использования двусмысленных или субъективных фраз, которые запутывают проблему.

Обычно помогает обращение к рано приходящим членам вашей команды с некоторой похвалой. «Я знаю, что ты всегда приходишь на полчаса раньше, и я ценю твои усилия. Ты лучший! Для остальных из вас здорово прийти на пять-десять минут раньше».

3. Разработка политики компании

Опишите ожидания относительно того, когда начинается рабочий день и сколько раз сотрудник может опоздать, прежде чем это станет нарушением политики компании. Объясните меры наказания, если опоздания не прекратятся. Также неплохо сообщить сотрудникам в письменной форме о том, что вы решили проблему и её последствия. 

Всегда делайте дисциплинарные взыскания без свидетелей. Доброта и понимание работают лучше — любое дисциплинарное взыскание влияет на всю команду.

4. Уважайте частную жизнь

Хотя вы должны признать хроническое опоздание сотрудника, вам не нужно знать причину. Позвольте сотруднику выбирать, какой объём информации он раскрывает. Будьте лояльны к тому, что он говорит. Это защищает частную жизнь работников, не позволяя им опаздывать на работу.

5. Установите совместные цели

Обсудив опоздание сотрудника, включая ваши ожидания и возможные штрафы, попросите его установить личные цели и задачи. Например, если опоздание неизбежно, можно посоветовать сделать более короткий перерыв на обед. Дайте комментарии по поводу целей и предложений опоздающих. Попросите члена команды добавить его цели в календарь.

6. Сохраняйте бдительность

Осознание ответственности и поощрения могут помочь сотруднику избавиться от опозданий. Поощряйте за приход вовремя и подчёркивайте при этом важность того, чтобы приходить к началу рабочего дня.

7. Хвалите изменения в лучшую сторону

Похвалите сотрудника, если вы видите прогресс. Желательно делать это без свидетелей, чтобы не привлекать внимания к проблему. Сделайте комплимент сотруднику, как только вы увидите разницу во времени прибытия на работу.

8. Записывайте обсуждения с сотрудником

Записывайте все встречи с сотрудником по поводу опозданий. Это устраняет недоразумения. Документируйте процедуры, которые вы предприняли для выявления и устранения проблемы, а также любые положительные улучшения в поведении сотрудника. Добавляйте всё это в кадровое досье сотрудника.

9. Запустите систему учёта рабочего времени

Если опоздания и дальше остаются проблемой для конкретного сотрудника, система учёта рабочего времени может принести пользу всем работникам. Помимо времени прихода на работу можно отслеживать и использование программ в процессе рабочего дня.

10. Начните день со встреч

Ранние утренние встречи могли бы побудить персонал приходить вовремя.

11. Анализ результатов работы на предмет своевременности

Рассмотрите возможность включения своевременного прихода на работу в оценку эффективности работы сотрудников. Ежеквартальный отчёт хорошо подходит для проблем, которые необходимо решать быстро. 

Рассмотрите возможность гибкого графика работы, если ваша бизнес-политика допускает регулярные опоздания работников. Позвольте им прибыть на 15 минут позже и работать на 15 минут дольше.

Это может решить постоянную проблему, которая задерживает работу сотрудников. Кроме того, решение может способствовать взаимному уважению, пониманию и эффективности среди персонала. Если вы предоставляете одному сотруднику гибкий график, подумайте о том, чтобы предоставить его всем.

Что должны делать работники, если опаздывают

Как менеджер или руководитель вы должны сообщать сотрудникам о своих ожиданиях. Сообщение включает в себя информирование о том, что делать в случае опозданий. Вот несколько идей для работы с сотрудниками по поводу опозданий:

Если сотрудник намерен опоздать, он должен связаться со своим руководителем. Тогда боссу не придётся беспокоиться о том, что сотрудник не на месте.

Когда сотрудник сообщает, что опоздает, спросите примерное время прибытия. Это показывает, что человек намерен приступить к работе как можно скорее.

Дайте сотруднику понять, что он должен выполнять свои задачи вовремя, даже если однажды опоздает. Опоздание может привести к тому, что сотруднику придётся скорректировать свой распорядок дня или подготовиться к раннему приходу на работу на следующий день.

Поделимся сервисами, которые помогут организовать рабочий день сотрудника:

1. Kickidler

Функции и преимущества

Система контроля и учёта рабочего времени сотрудников. Поможет руководителю визуально оценить, чем заняты офисные и удалённые сотрудники за рабочими компьютерами. 

• Автоматизация учёта рабочего времени сотрудников.
• Формирование отчётов и табеля рабочего времени. 
• Запись истории активности за компьютером. 
• Обладает инструментами для быстрого поиска нужной информации, тем самым предостерегая сотрудников от совершения противоправных действий. 
• Фиксация нарушений рабочего распорядка и любые другие подозрительные действия с уведомлением об этом руководителя и самих сотрудников.

Недостатки

Не самый современный интерфейс.

Цена

Стоимость начинается от 220 рублей в месяц и доходит до 600 рублей в месяц. Цена зависит от количества ПК и периода, на который куплена лицензия.

Пробная и бесплатная версия

Пробный период — 7 дней. При указании телефона бесплатный период использования составит 14 дней. Далее можно использовать бессрочно, отслеживая до 6 персональных компьютеров. При этом есть ограничение функциональности.

2. Тайм Доктор

Функции и преимущества

Учёт и контроль рабочего времени команд дистанционных сотрудников. 

• Разработка программного обеспечения — осуществляйте проекты разработки согласно графику. Интеграция с большинством инструментов управления, включая JIRA, Asana и 30 других.
• Поддержка клиентов и VA — будьте всегда в курсе, когда агенты службы поддержки работают. Проводите оценку клиентов и проблем, занимающих большинство времени.
• Цифровые агентства — сократите до минимума время на выставление счетов.
• Наблюдения за чатами.
• Скриншоты.

Недостатки

Не всегда стабильная работа, баги.

Цена

$10 за пользователя в месяц.

Пробная и бесплатная версия

Бесплатный период использования в течение 14 дней.

3. Shifton

Функции и преимущества

Сервис для автоматизированного составления рабочих расписаний онлайн. Система составляет график рабочих смен и дней автоматически. 

• Гибкая система модулей.
• Система запросов на отпуск или выходной, планирования и управления перерывами. 
• Сотрудники могут меняться сменами без привлечения менеджера.
• В системе доступны все необходимые отчёты по зарплате, рабочим часам, отгулам и другая документация.
• Подсчёт статистики рабочего времени сотрудников. 

Недостатки

Не отмечено.

Цена

Базовые функции за $0,5 за сотрудника в месяц. 

Пробная и бесплатная версия

Месяц бесплатного пользования. Ключевые функции, вроде  планирования смен, алгоритмов автоматического составления графика работы, бесплатны.

4. PeopleForce

Функции и преимущества

Программа помогает оптимизировать HR-процессы и упростить процедуры найма персонала. Благодаря сервису данные будут всегда актуальные, а у вас появится возможность отслеживать эффективность работы компании в режиме реального времени.

• Каталог сотрудников — контактные данные, личная информация, оплачиваемый и неоплачиваемый баланс отпусков, история карьерного роста, проекты, отработанные часы, история компенсаций и пр.
• Данные и отчётность — сегментация и экспорт источников кандидатов, статистики вакансий, балансов отпусков, доступности по времени, истории работы и зарплаты, причин увольнений, оценки вовлечённости и многого другого.
• Календарь — хранение и систематизация информации, уведомления о предстоящих важных событиях.
• Интеграция с iOS, Android и Google.

Недостатки

Немного устаревший дизайн интерфейса.

Цена

Цены на модули зависят от количества сотрудников и начинаются от $75 в месяц. Стоимость доходит до $149. Для крупных компаний (более пятисот сотрудников) расчёт цены происходит индивидуально. При оплате за год скидка 20 %.

Пробная и бесплатная версия

Протестировать систему можно бесплатно в течение 14 дней.

5. Bitcop

Функции и преимущества

Система контроля компьютеров и учёта рабочего времени персонала. Программный комплекс автоматической аналитики, позволяющий повысить эффективность работы персонала.

• Учёт отработанного времени — количественный и качественный учёт отработанного сотрудниками времени в разрезе ряда аналитик с формированием развёрнутой картины реального положения дел в организации.
• Продуктивность работы — выявление непродуктивных сотрудников в компании, выяснение того, какой объём рабочего времени не был израсходован сотрудником на выполнение служебных обязанностей.
• Структура дня — время начала и время окончания рабочего дня сотрудника, промежутки активной работы с различной продуктивностью, периоды отсутствия рабочей активности.
• Мониторинг и детализация программ и сайтов. 
• Мониторинг поисковых запросов.
• Скриншоты экрана.
• Трекинг задач.

Недостатки

Присутствуют баги. Иногда могут быть сбои в фиксации рабочего времени. 

Цена

От 99 рублей в месяц за облачную версию до 3600 рублей бессрочно за локальную версию. 

Пробная и бесплатная версия

14 дней пользования бесплатно.

Автор

Инга ⠀

Пишу статьи и не тужу.

Комментарии:

Написать