Обзор ELMA365 ECM, эффективной и простой системы электронного документооборота
ELMA365 ECM — эффективная и простая система, которая меняется вместе с компанией
3 мин. чтения
(2)
Описание:
ELMA ECM — набор инструментов для оптимизации документооборота компании. Позволяет ускорить и перевести все операции с документами полностью в безбумажный формат.
Система организует внутренний и внешний документооборот благодаря интеграции с операторами ЮЗДО, включая Контур.Диадок.
Благодаря искусственному интеллекту LegalDoc AI, решение рутинных задач выходит на новый уровень. Самообучающийся ИИ ускоряет бизнес-процессы и полностью исключает ошибки человеческого фактора.
Возможности системы:
Электронный архив в ELMA365
Опция предусматривает хранение всех данных в одном месте, это существенно упрощает рутинные операции с документацией. Менеджер значительно сокращает время на поиск и выгрузку необходимых документов.
Для хранения документов используется привычная система папок. Структура и доступ к папкам легко настраиваются. Такая система оптимизирует временные издержки работы с документами
Электронная канцелярия
Реализует контроль за получением и хранением всех оригиналов договоров.
Все договоры обрабатываются согласно процедурам делопроизводства — регистрируются, нумеруются, резервируются.
Пронумерованная документация формирует единый реестр.
Поиск документов с учётом прав доступа позволяет оперативно найти необходимый экземпляр независимо от географии вашей компании.
Финансовые документы
В ELMA365 достаточно просто автоматизировать работу с финансовыми документами и сделать процессы прозрачными.
Все входящие счета проходят этап согласования, что минимизирует риск несвоевременной оплаты.
После попадания счета в систему, за ним закрепляется ответственный, которому ставится задача на согласование с чётким сроком выполнения. При любой просрочке или задержке система покажет, где возникла сложность.
Стадии оплаты легко контролируются, благодаря этому время согласования счёта сокращается.
При изменении регламентов компании такие параметры, как порядок согласования счетов, даты и сроки можно адаптировать под актуальную структуру.
Управление договорами
Система формирует исходящие договоры по готовым шаблонам, с актуальными реквизитами, исключая ошибки человеческого фактора.
Сквозной процесс автоматизирует согласование исходящих договоров. В случае ошибки документ можно загрузить ещё раз и внести необходимые правки прямо в системе.
Каждый договор отображается в системе в формате карточки, в которой отражены детали документа и связанные с ним приложения: счета, акты, допсоглашения и т.д. Статус связанных документов по необходимости можно актуализировать, открыв их с карточки.
ELMA365 ECM реализует работу и с входящими договорами.
За каждым договором система закрепляет ответственного и срок выполнения необходимых операций — рассмотрения и согласования. Согласования могут быть как параллельными, так и последовательными.
Таким образом, рассмотрение документа не затягивается, а все разногласия фиксируются в системе.
Служебные записки
Решение позволяет перевести все операции по подготовке и согласованию служебных записок в онлайн. Система самостоятельно формирует и отправляет записку руководителю.
Всю необходимую информацию можно внести как с ПК, так и с мобильного устройства без лишних телодвижений.
Маршруты согласования документов
Маршрутизация документов — опция, выходящая за рамки классического набора функций в ECM. Для каждого документа выстраивается собственный маршрут согласований, система контролирует каждый этап маршрута. Актуальный статус документа и все участники согласования отображаются в режиме онлайн.
Менеджер освобождается от ненужной нагрузки и сосредоточен на решении стратегических задач.
ЭЦП
Электронная подпись — неотъемлемая часть документооборота компаний. Инструмент выстраивает взаимодействие между контрагентами полностью в цифровом пространстве.
Легитимность инструмента позволяет полностью исключить бумажные носители из документооборота.
Задачи
В системе реализован функциональный инструмент для постановки задач.
Все задачи консолидируются в одном месте, что позволяет грамотно ранжировать задачи по приоритетности и распределять нагрузку сотрудников.
За каждой задачей закрепляет ответственный и срок выполнения.
Система уведомит вас, если задача не будет сделана в срок.
Кроме того, задачи можно переназначать другому исполнителю. Эту опцию можно использовать в случае, если нагрузка отдельного сотрудника на текущий момент высока.
Коммуникация в чатах
Система позволяет реализовать коммуникацию в понятном и простом формате — чате. Вы можете создавать групповые чаты, уведомлять о чём-либо весь штат компании в каналах общей ленты, прикладывать фото и видео-файлы, документы.
Входящие сообщения отображаются в Push-уведомлениях, поэтому вы ничего не пропустите.
Мобильное приложение
Мобильное приложение обеспечивает доступ к необходимым данным со смартфона или планшета. Интерфейс системы адаптируется под ваше устройство.
Все операции с документами — рассмотрение, согласование, комментирование — можно произвести в любое время из любой точки.
Кроме того, приложение обеспечивает доступ к календарям, задачам, контактам. Все бизнес-процессы могут быть запущены через мобильное устройство. Сотрудник не выпадает из рабочего процесса, задачи выполняются в срок.
Электронный обмен между контрагентами
Реализовать полностью безбумажный документооборот в компании возможно благодаря бесшовной интеграции с Диадок.
Попадая в систему, документ проходит по цепочке необходимых процедур рассмотрения и согласования. Далее попадает в Диадок, подписывается, а оттуда — прямиком к контрагенту.
Умный документооборот
Искусственный интеллект — умный и эффективный инструмент для повышения эффективности компании и сокращения издержек производства.
В ELMA365 используется искусственный интеллект LegalDoc. AI. Преимущество ИИ в том, что он способен самообучаться, решать рутинные задачи и полностью исключать ошибки человеческого фактора на всех этапах работы с документами.
Умная маршрутизация
Движение документа происходит по заранее заданному маршруту, который конструируется исходя из содержания и параметров документа. ИИ обрабатывает документ, самостоятельно формирует маршрут, существенно сокращая сроки проведения необходимых операционных процедур.
ИИ запоминает действия сотрудников, обучается и формирует базу знаний, на основе которой осуществляет последующие маршрутизации.
Интеллектуальная проверка на корректность
Перед отправкой в налоговые структуры юридическая значимость документа автоматически проверяется на наличие подписи и печати. 
При автоматической регистрации документ автоматически проверяется на корректность и избавляет сотрудника от лишней работы.
Умное сравнение документов
Искусственный интеллект способен быстро сравнивать документы, исключив ошибки человеческого фактора. 
Система сравнивает необходимые экземпляры документов и подсвечивает моменты, которые необходимо верифицировать, сэкономив время сотрудника.
ELMA365 растёт вместе с компанией
При масштабировании компании, нагрузка на системы организации бизнес-процессов существенно возрастает. Low-code платформа ELMA365 даёт возможность выстраивать новые уровни бизнес-процессов параллельно росту компании без потери преимуществ.
Современные облачные технологии ELMA365 ECM
Система базируется на современных технологиях с использованием актуального и современного стека, знакомого каждому разработчику. Это позволяет собирать функциональные решения и понятные интерфейсы с низкозатратной эксплуатацией и сопровождением.
Масштабируемость при высоких нагрузках
Гибкая масштабируемость бизнес-процессов компании реализуется за счёт микросервисной архитектуры и принципа кластеризации системы. Система подстраивается под требуемый объём документов и нагрузку, сохраняя оперативный отклик. Кроме того, ELMA365 имеет несколько вариантов поставки — ELMA365 Enterprise и ELMA365 Private Cloud. Редакции подходят крупным компаниям, госорганам для построения гибких и высоконагруженных систем.
Комментарии: